Ces derniers temps, le travail à distance a connu un essor croissant. Les entreprises ont donc besoin d’équiper leurs employés des outils et de la technologie nécessaires pour travailler dans de bonnes conditions dans ce nouvel environnement.
Découvrez dans cet article les différentes technologies pour garantir une productivité maximale et une collaboration sans faille entre les travailleurs à distance.
Connexion Internet à haut débit et VPN
Les travailleurs à distance ont besoin d’une connexion internet fiable et à haut débit. La stabilité et la vitesse de la connexion peuvent impacter leur productivité. Une faible connexion ou intermittente, quant à elle, peut entraver le bon fonctionnement des outils, interrompre la communication et prolonger les temps de chargement, ce qui peut engendrer de la frustration et une baisse de motivation de la part des employés.
Les réseaux privés virtuels (VPN) permettent aux travailleurs à distance d’accéder aux ressources et aux outils de l’entreprise. Ils sont donc virtuellement au bureau, ce qui favorise un flux de travail fluide et efficace. Que veut dire VPN ? Un VPN renforce la sécurité des employés travaillant à distance en cryptant leurs connexions Internet, protégeant ainsi les données sensibles de l’entreprise contre d’éventuelles violations.
Ordinateurs portables, ordinateurs de bureau et appareils hybrides
- Les ordinateurs portables sont une option largement choisie par les travailleurs à distance. Ils sont faciles à transporter n’importe où ,permettant aux employés de travailler à partir de différents endroits, que ce soit à la maison ou même en déplacement. Ils peuvent cependant présenter des limites en termes de performances et d’évolutivité.
- Les ordinateurs de bureau, quant à eux, sont plus performants. Ils disposent généralement de processeurs plus puissants, de capacités de stockage plus importantes et d’un potentiel de personnalisation plus élevé. Ils sont cependant stationnaires et prennent plus de place sur le bureau.
- Les appareils hybrides, comme par exemple les ordinateurs portables 2-en-1 ou les tablettes convertibles, offrent à la fois portabilité et fonctionnalité. L’employé à distance peut les utiliser en tant qu’ordinateur portable ou tablette, en fonction de ses préférences. Toutefois, certaines fonctionnalités inclues dans les ordinateurs portables ou les ordinateurs de bureau traditionnels font parfois défaut.
Périphériques supplémentaires
L’utilisation de certains périphériques en fonction des besoins, peut favoriser l’efficacité du télétravail et ainsi permettre au travailleur d’être plus productif. Ainsi une webcam et un casque d’écoute faciliteront grandement la communication entre les employés, notamment dans le cadre de visioconférence pour clarifier les phases d’un projet ou valider certains process.
De même qu’avoir plusieurs moniteurs peuvent permettre d’obtenir une meilleure vue d’ensemble quand un collaborateur travaille sur des outils spécifiques avec différents tableaux de bord. Un bon clavier et une souris ergonomiques compléteront le tout et amélioreront le confort tout en réduisant la fatigue.
Logiciels et services de cloud
Il est possible de favoriser un bon environnement de travail à distance grâce à différents logiciels et différentes plateformes :
- Les outils de communication : de nombreuses plateformes de communication sont quotidiennement utilisées par de nombreuses entreprises, notamment pour faciliter la communication entre les employés d’une même entreprise. Slack, Microsoft Teams et Zoom en sont de bons exemples.
- Les logiciels de gestion de projet : ils permettent aux employés d’accéder à des outils de gestion de projet afin d’assurer le suivi des projets, de la collaboration et des tâches. Parmi ces logiciels, citons par exemple, Asana, Trello ou Basecamp.
- Les solutions de bureau à distance : grâce aux outils de bureau à distance, les employés peuvent accéder plus facilement à certaines ressources stockées sur leurs ordinateurs de bureau. TeamViewer, LogMeIn ou AnyDesk sont quelques exemples parmi ces logiciels.
- Les solutions de stockage et de sauvegarde des données : les solutions de stockage virtuelles, également appelées cloud, permet de mettre en place des systèmes de sauvegarde et de récupération des données pour le personnel à distance. Citons Google Drive, Dropbox ou Microsoft OneDrive parmi les solutions particulièrement répandues dans de nombreuses entreprises.
Mesures de sécurité
Il est important de ne pas négliger l’importance de la sécurité pour les employés à distance lors de la transition entre les logiciels et les services dans le cloud :
- Tout d’abord, il est essentiel de fournir un logiciel antivirus aux employés à distance, car il les protège contre les logiciels malveillants et autres cybermenaces. En plus de cela, il est judicieux de doter leurs ordinateurs d’un accès VPN est essentiel. Comme nous l’avons vu plus haut, il renforce la sécurité des employés travaillant à distance et protège les données sensibles de l’entreprise
- Ensuite, l’authentification à deux facteurs (2FA) protège contre les accès non autorisés. Ainsi, même si un mot de passe devait être piraté, il est fortement improbable qu’un hacker puisse accéder aux comptes et aux systèmes de l’entreprise
- Une autre mesure précieuse est l’utilisation de plateformes de messagerie cryptées, qui empêchent l’écoute des communications sensibles. Elle garantit que seul le destinataire prévu peut accéder à l’information et la lire.
- Enfin, il est nécessaire que les employés obtiennent des lignes directrices et reçoivent des formations en matière de sécurité. Il est essentiel que ceux-ci apprennent à créer des mots de passe forts et uniques, découvrent les cyberattaques pour les éviter ou sachent pourquoi il est essentiel de maintenir les logiciels à jour et de sauvegarder régulièrement les données.
Équipement ergonomique
Il est également important de noter qu’un environnement de travail confortable et efficace est également crucial pour les employés à distance. Assurer le bien-être des employés permet non seulement de maintenir la productivité, mais aussi de contribuer à la satisfaction générale au travail.
Cela commence par la mise à disposition d’équipements ergonomiques, tels que :
- des chaises réglables qui favorisent la posture,
- des bureaux debout pour favoriser le mouvement,
- des rehausseurs de moniteur pour soulager la tension du cou.
En plus de fournir des technologies ergonomiques, les employeurs devraient envisager d’offrir des ressources sur la création et le maintien d’une configuration saine du bureau à domicile. Il peut s’agir de conseils sur :
- l’aménagement adéquat du poste de travail,
- des pauses régulières,
- des exercices pour prévenir l’inconfort et les tensions.
Conclusion
L’investissement dans une technologie appropriée est essentiel pour favoriser un écosystème de travail à distance prospère. Équiper les employés de la bonne technologie favorise la productivité et l’efficacité tout en garantissant une main-d’œuvre à distance satisfaite et connectée.
